Urządzenia biurowe to podstawa wyposażenia każdego biura. Bez niektórych z nich zadania i obowiązki pracownika biurowego byłyby niemożliwe do realizacji, bez innych praca byłaby znacznie bardziej czasochłonna i mało efektywna. Wraz z rozwojem nowych technologii podstawowe urządzenia zyskują nowe możliwości, by jak najlepiej dopasować się do współczesnych potrzeb grupy docelowej.
Komputery
Dziś w dobie elektronicznej archiwizacji danych praktycznie nie można sobie wyobrazić sprawnego funkcjonowania biura bez komputerów. Jest to zdecydowanie najpotrzebniejsze urządzenie w biurze, które swoją popularność zawdzięcza z jednej strony wielofunkcjonalności, a drugiej praktyczności i wygodzie. Możliwość zgromadzenia danych w jednym miejscu to oszczędność:
- miejsca (na papierowe teczki, foldery, katalogi trzeba przeznaczyć specjalne pomieszczenie, zwłaszcza w przypadku firm prowadzących rozbudowaną dokumentację)
- czasu (korzystanie ze specjalnych programów komputerowych np. podatkowych, rachunkowych, księgowych itp. pozwala na mechaniczne wykonywanie wielu obliczeń, poza tym możliwe jest szybsze odnalezienie danych)
- pieniędzy (zakup ogromnej ilości papieru i innych akcesoriów koniecznych przy prowadzeniu ręcznej dokumentacji)
Komputer jednak jest nie tylko wspaniałą bazą uporządkowanych danych, ale także istotnym narzędziem komunikacyjnym pozwalającym na bezpłatne i wygodne utrzymywanie kontaktów biznesowych czy wspierające działania promocyjne firmy (foldery, plakaty, własna strona internetowa). Współcześnie wiele firm inwestuje nie tylko w komputery stacjonarne, ale również notebooki i tablety, co jest niezwykle praktyczne zwłaszcza w przypadku firm, których specyfika wymaga od pracowników bezpośrednich kontaktów z klientami na zewnątrz.
Drukarki
Mimo, iż wiele dokumentów przechowywanych jest w pamięci komputera to jednak współpracująca w sposób ścisły z komputerem drukarka jest wciąż niezbędna w firmie. Pomijając drukowane dla potrzeb własnych firmy sprawozdania, raporty, rozliczenia itp. podstawowymi drukowanymi dokumentami są różnego rodzaju umowy, pełnomocnictwa i inne dokumenty, które muszą być sygnowane odręcznym podpisem. Za przedrukiem wielu dokumentów przemawia często wygoda (znacznie lepiej czyta się dokumenty w formie drukowanej niż elektronicznej). W środowisku biurowym najlepiej sprawdzają się drukarki laserowe, gdyż są o wiele bardziej wydajne niż te atramentowe, działają szybciej i nie mają specjalnych wymagań odnośnie rodzaju papieru. W wielu biurach zamiast tradycyjnych drukarek występują urządzenia wielofunkcyjne, które oprócz druku dają również możliwość wykonania skanu dokumentu lub/oraz ksera. W przypadku konieczności kserowania większej ilości dokumentów lub, gdy jedną z ważnych i często wykonywanych czynności jest kserowanie lepszym rozwiązaniem jest posiadanie osobno ksera i osobno drukarki, gdyż wyspecjalizowane urządzenie tylko w jednej czynności pracuje szybciej i bardziej ekonomicznie. Wciąż jednak niewiele firm stara się o redukcję kosztów druku.
Druk a koszty (wyniki badań na zlecenie firmy Samsung)
Źródło: http://www.rp.pl/artykul/445688.html
Gilotyny i trymetry
Są to przyrządy, które służą do precyzyjnego przycinania różnych dokumentów. Gilotyna służy do przycinania papieru i jest w stanie jednorazowo przyciąć nawet kilkaset arkuszy. W sklepach można znaleźć gilotyny o różnych formatach, a także długości cięcia z manualnym lub automatycznym systemem docisku papieru. Alternatywą dla gilotyn są trymetry, które są w stanie przyciąć nie tylko papier, ale również zdjęcia czy folię. Obrotowy nóż pozwala nie tylko na cięcia standardowe, ale także faliste.Są to bardzo przydatne urządzenia w biurze biorąc pod uwagę fakt, iż w każdym biurze zachodzi konieczność przycinania arkuszy, a samodzielne cięcie nożyczkami jest o wiele bardziej czasochłonne, a przy tym mało precyzyjne.
Bindownice i laminatory
To kolejne bardzo przydatne urządzenia w biurze, służące do oprawiania dokumentów. Bindownica oprawia arkusze w grzbiety i pozwala na oprawienie nawet kilkuset stron. Istnieją różne techniki bindowania, a każdej z nich odpowiada zazwyczaj inny rodzaj bindownicy, choć występują modele bindownic łączące ze sobą kilka technik. W biurze jest to bardzo przydatne urządzenie zwłaszcza do tworzenia ofert handlowych, obszerniejszych raportów, sprawozdań itp. Bindownica pozwala na utrzymanie dokumentów w porządku.Laminatory natomiast jako urządzenia do laminacji pozwalają na ochronę dokumentów przez różnymi czynnikami zewnętrznymi (wilgocią, mechanicznymi uszkodzeniami itp.). Sprawiają, że dokumenty są trwalsze i wyglądają bardzo elegancko.
Rzutniki, projektory
Przede wszystkim tego typu urządzenia znalazły zastosowanie w firmach, które organizują różnego rodzaju szkolenia pracownicze, konferencje czy spotkania biznesowe. Dzięki możliwości wyświetlania obrazu na podstawie sygnału wysyłanego z różnych źródeł (komputer,magnetowid itp.), jest skutecznym narzędziem wspomagającym prezentację ustną.
W dzisiejszych czasach pewnie nie można sobie również wyobrazić funkcjonowania biura bez telefonów. Wiele osób, mimo dostępności połączeń internetowych wciąż wybiera kontakt telefoniczny z firmą. W wielu z nich dodatkowo telefony są wyposażone w faks pozwalający na przesyłanie obrazów na duże odległości. Oprócz wymienionych wyżej urządzeń wiele biur zaopatrzonych jest także w frankownice służące do masowej korespondencji, drukarki etykiet, służące do obróbki papieru falcerówki i bigówki czy coraz bardziej popularne tablice interaktywne. Pomoc w obsłudze urządzeń można uzyskać na wielu stronach internetowych m.in. Ebiurowe.pl
